Βιογραφικό: Πως να το φτιάξετε σωστά

Βιογραφικό: Τι πρέπει να προσέξετε όταν φτιάχνετε το βιογραφικό σας.

Το βιογραφικό σας είναι ο πιο κατάλληλος κι εύκολος τρόπος για να απαντάτε σε αγγελίες εργασίας. Επικοινωνεί όλα τα προσωπικά σας στοιχεία έτσι, ώστε να σας προβάλλει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Το βιογραφικό είναι ένα «εργαλείο marketing» με το οποίο προωθείτε ένα πράγμα: Τον εαυτό σας! Πρέπει να «πουλήσετε» τις δεξιότητες, τις ικανότητες, τα προσόντα και την εργασιακή σας εμπειρία στους υποψήφιους εργοδότες.

Μπορείτε να στείλετε το βιογραφικό σας μαζικά σε πολλές εταιρείες του τομέα που σας ενδιαφέρει και να κάνετε πολλαπλές αιτήσεις. Για τον λόγο αυτό, πολλές μεγάλες εταιρίες που προσλαμβάνουν μεγάλο αριθμό τελειοφοίτων, δεν δέχονται βιογραφικά αλλά χρησιμοποιούν δικές τους φόρμες αιτήσεων.

Οι φόρμες αυτές είναι σχεδιασμένες με τέτοιο τρόπο, ώστε αφενός να αποκαλύπτουν τις ουσιαστικές πληροφορίες και τα προσωπικά γνωρίσματα που θέλει να γνωρίζει ο εκάστοτε εργοδότης και αφετέρου, να μην επιτρέπουν στον υποψήφιο να καλύψει τα αδύναμα σημεία του, κάτι που εύκολα θα μπορούσε να κάνει με ένα βιογραφικό. Επιπλέον, ο χρόνος που θα χρειαστεί ο υποψήφιος για να συμπληρώσει την φόρμα, αντικατοπτρίζει κατά κάποιο τρόπο το πόσο σοβαρά βλέπει την συγκεκριμένη θέση και την εταιρία.

Δεν υπάρχει μαγική συνταγή για το τέλειο βιογραφικό. Μην ξεχνάτε ότι πρόκειται για ένα προσωπικό σας έγγραφο, οπότε εσείς επιλέγετε πώς θα το δομήσετε, αρκεί βέβαια να είναι μέσα στο πλαίσιο που σας παρουσιάζουμε πιο κάτω.

Βιογραφικό: Τα στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει

• Όταν ο εργοδότης ζητάει τη συγκεκριμένη μορφή εγγράφου
• Όταν ο εργοδότης αναφέρει απλά «Στείλτε την αίτηση σας…», χωρίς να διευκρινίζει σε ποια μορφή
• Όταν στέλνετε αιτήσεις με δική σας πρωτοβουλία (δηλ. σε εταιρίες που δεν έχουν δημοσιεύσει κάποια αγγελία, αλλά που ίσως έχουν κάποια κενή θέση)

Συνήθως οι υπεύθυνοι προσλήψεων εξετάζουν στοίβες βιογραφικών, συχνά κι εκτός ωραρίου εργασίας. Μπορεί να έχουν να επιλέξουν 5 υποψήφιους ανάμεσα σε 50 ή και 150. Σίγουρα θα προτιμούσαν να κάνουν κάτι πιο ευχάριστο! Αν τους δυσκολεύει το βιογραφικό σας, π.χ. είναι δυσανάγνωστο, ασαφές, έχει λάθος δομή ή περιέχει περιττές και άσχετες πληροφορίες, τότε απλά θα περάσουν στο επόμενο.

Φανταστείτε ένα παιδί που τρώει. Δεν θα θέλατε να το μπουκώσετε. Έτσι θα πρέπει να σκεφτείτε και για τον υπεύθυνο προσλήψεων. Χωρίστε το κείμενό σας σε σύντομες κι ευανάγνωστες ενότητες. Χρησιμοποιήστε στοίχιση με κουκίδες (bullet points), μικρές παραγράφους και απλές –όχι μακροσκελείς!- προτάσεις. Φροντίστε να είναι σωστά, λογικά δομημένο και περιλάβετε μόνο ο,τι πληροφορία είναι χρήσιμη και σχετική. Αποφύγετε κάθε τι περιττό ή περίπλοκο, ώστε να μην δυσκολέψετε τον αναγνώστη. Αν το καταφέρετε, οι πιθανότητες σας για το επόμενο βήμα, δηλαδή της συνέντευξης, θα είναι πολύ μεγαλύτερες!.

Σύμφωνα με έρευνα (Orange County Survey, 2010), εργοδότες που ρωτήθηκαν «Ποια είναι τα πιο σημαντικά στοιχεία που αναζητάτε σε ένα βιογραφικό σημείωμα;», έδωσαν τις εξής απαντήσεις:

• Προϋπηρεσία σε συναφές αντικείμενο 45%
• Προσόντα και δεξιότητες 35%
• Ευανάγνωστο 25%
• Επιτεύγματα 16%
• Ορθογραφία, Γραμματική και Σύνταξη 14%
• Εκπαίδευση 9% (εδώ το ποσοστό θα ήταν ακόμα μεγαλύτερο, αν αφορούσε την πρόσληψη μόνο υποψηφίων ανώτερης και ανώτατης εκπαίδευσης)
• Ηθικά γνωρίσματα 9% (π.χ. μοναδικότητα, φιλοδοξία, προαίρεση, κ.λπ.)
• Ξεκάθαροι Στόχοι 3%
• Λέξεις-κλειδιά στο βιογραφικό 2%
• Στοιχεία επικοινωνίας 1%
• Προσωπικά ενδιαφέροντα 1%
• Χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή 1%

Προσωπικά στοιχεία

Συνήθως, είναι τα:

• Ονοματεπώνυμο
• Διεύθυνση κατοικίας
• Ημερομηνία γέννησης (αν και με τον ισχύοντα πλέον νόμο περί διάκρισης λόγω ηλικίας, δεν είναι πια απαραίτητη)
• Τηλέφωνο
• Email

Σε κάποιες ευρωπαϊκές χώρες, όπως Γαλλία, Βέλγιο και Γερμανία, είναι σύνηθες στα βιογραφικά να υπάρχει φωτογραφία (μεγέθους όπως σε διαβατήριο) στην επάνω δεξιά πλευρά της σελίδας. Απ’ την άλλη, στην Αγγλία και την Αμερική η χρήση φωτογραφίας γενικά δεν επικροτείται, μια και αντιβαίνει το νόμο περί ίσων ευκαιριών (είναι πιο εύκολο να απορριφθεί ένας υποψήφιος, με βάση τη φωτογραφία του, λόγω εθνικότητας, φύλου ή ηλικίας). Στην Αγγλία μόνο τα βιογραφικά ηθοποιών, τραγουδιστών ή μοντέλων έχουν φωτογραφία. Σε κάθε περίπτωση, έαν αποφασίσετε να συμπεριλάβετε φωτογραφία στο βιογραφικό σας, θα πρέπει να απεικονίζονται το κεφάλι και οι ώμοι σας, να είστε κατάλληλα ντυμένοι και να χαμογελάτε.

Εκπαίδευση

Είναι οι τίτλοι σπουδών που κατέχετε (πτυχία, μεταπτυχιακό, διδακτορικό, απολυτήριο λυκείου, κ.λπ.), το αντικείμενο των σπουδών σας και το εκπαιδευτικό ίδρυμα, το θέμα διπλωματικής εργασίας (εάν υπάρχει), καθώς και αν αποφοιτήσατε με κάποια τιμητική ή άλλη διάκριση. Μπορείτε, εάν θέλετε, να αναφέρετε και τους βαθμούς των πτυχίων σας, αλλά μόνο εαν είναι καλοί. Διαφορετικά, καλύτερα αφήστε το!

Επαγγελματική εμπειρία

• Χρησιμοποιείτε κυρίως ρήματα που δηλώνουν δράση, π.χ. αναπτύσσω, διοργανώνω, σχεδιάζω, συντάσσω, κ.λπ.
• Ξεχωρίστε και τονίστε τις σημαντικές δεξιότητες κι ευθύνες που είχατε σε μία θέση. Π.χ. ακόμη και αν εργαστήκατε σε ένα κατάστημα, μπαρ ή εστιατόριο, σίγουρα η δουλειά σας θα απαιτούσε πνεύμα ομαδικότητας, ποιοτική εξυπηρέτηση πελατών κι επίλυση προβλημάτων. Αποφύγετε να αναφέρετε τις αρμοδιότητες ρουτίνας, που δεν σχετίζονται άμεσα με άλλους ανθρώπους (όπως καθάρισμα τραπεζιών), εκτός κι αν αναζητάτε εργασία συγκεκριμένα σε μπαρ ή εστιατόριο.
• Προσπαθήστε επίσης όσο μπορείτε, να συνδέετε τις δεξιότητες που αναφέρετε με την θέση εργασίας που σας ενδιαφέρει. Π.χ. για μια θέση στον οικονομικό τομέα χρειάζονται αριθμητικές δεξιότητες και ικανότητα ανάλυσης & επίλυσης προβλημάτων. Απ’ την άλλη, για μία θέση στον τομέα της διαφήμισης θα χρειαστεί να τονίσετε την ικανότητα της επικοινωνίας, της πειθούς και της διαπραγμάτευσης.

Ενδιαφέροντα κι επιτεύγματα

Εδώ φροντίστε να είστε σύντομοι και ακριβείς. Όσο περνούν τα χρόνια, η ενότητα της επαγγελματικής εμπειρίας θα έχει μεγαλύτερη έκταση και βαρύτητα, οπότε η ενότητα των ενδιαφερόντων θα περάσει σε δεύτερη μοίρα.

• Αποφύγετε κοινότυπες, αδιάφορες εκφράσεις, όπως «συναναστροφή με φίλους».
• Αν έχετε ενδιαφέροντα που είναι σχετικά με τη θέση εργασίας, οπωσδήποτε να τα αναφέρετε. Π.χ. «θέματα επικαιρότητας», αν η αγγελία αναζητά δημοσιογράφο, ή «ταξίδια», αν η αγγελία αναζητά υπάλληλο τουρισμού.
• Μην αναφέρετε πολλά παθητικά ή μοναχικά χόμπι, π.χ. διάβασμα, τηλεόραση, συλλογή γραμματοσήμων. Μπορεί να φανείτε αντικοινωνικοί. Σε περίπτωση όμως που τα αναφέρετε, προσπαθήστε να είστε συγκεκριμένοι (π.χ. διάβασμα φιλοσοφίας) και προσθέστε και ενεργητικά ενδιαφέροντα (π.χ. μπάσκετ, ορειβασία, ταξίδια, συμμετοχή σε εθελοντικές ομάδες)
• Δείξτε μια γκάμα από διαφορετικά ενδιαφέροντα για να μην χαρακτηριστείτε τυχόν μονόχνωτοι ή βαρετοί. Αν π.χ. το μόνο που σας ενδιαφέρει είναι το ποδόσφαιρο, ο εργοδότης μπορεί να αναρωτηθεί αν θα είστε σε θέση να κρατήσετε μια συζήτηση με έναν πελάτη, που το ποδόσφαιρο του είναι παντελώς αδιάφορο.
• Εάν έχετε ασυνήθιστα χόμπι, όπως καταδύσεις ή ορειβασία, προσθέστε τα. Μπορεί να σας κάνει να ξεχωρίσετε και να φανερώσει ενδιαφέρουσες πτυχές του εαυτού σας (π.χ. άτομο που δεν φοβάται τις προκλήσεις)

Δεξιότητες

Δεξιότητα (skill) είναι ένα ταλέντο που διαθέτετε ή μια ικανότητα που έχετε αναπτύξει, η οποία σας επιτρέπει να καταφέρνετε πράγματα.

Οι συνηθέστερες δεξιότητες, που είναι απαραίτητο να υπάρχουν σε κάθε βιογραφικό, είναι οι ξένες γλώσσες και οι γνώσεις χειρισμού Η/Υ.

• Στις ξένες γλώσσες χρειάζεται να αναφέρετε το επίπεδο γνώσης σας, π.χ. «Αγγλικά: επίπεδο Proficiency» ή «Γερμανικά: επίπεδο B1». Μερικές φορές ίσως χρειαστεί να ξεχωρίσετε το επίπεδο γνώσης σας στον γραπτό και τον προφορικό λόγο, π.χ. «Γαλλικά: Συγγραφή και κατανόηση κειμένου: Β2, Προφορικός Λόγος: C1».
• Σχετικά με τη χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή, καθώς πρόκειται για πρακτικό κομμάτι, παρουσιάστε όχι μόνο τα πιστοποιητικά σας, αλλά και τα προγράμματα ή εφαρμογές στα οποία μπορείτε να δουλέψετε. Π.χ. καλή γνώση διαχείρισης βάσεων δεδομένων της Access και λογιστικών φύλλων Excel, βασικές γνώσεις σχεδιασμού ιστοσελίδων, κ.λπ.

Στις μέρες μας οι δεξιότητες κερδίζουν ολοένα και περισσότερο έδαφος στο βιογραφικό. Υπάρχουν δύο κατηγορίες δεξιοτήτων: οι «ήπιες» (ή αλλιώς: «κοινωνικές» δεξιότητες), όπως επικοινωνία, ομαδικότητα, ευελιξία, κ.λπ., και οι «σκληρές» δεξιότητες, όπως ξένες γλώσσες, γνώση υπολογιστών, λογιστική, προγραμματισμός, κ.α.

Προσπαθήστε να αναφέρετε και από τα δύο είδη δεξιοτήτων στο βιογραφικό σας (χωρίς όμως να το παρακάνετε και να είναι σχετικές πάντα με τον τομέα που στοχεύετε), γιατί οι εργοδότες αναζητούν και τις δύο. Μην τις αναφέρετε όμως μόνο επιγραμματικά. Τεκμηριώστε τις, όπου μπορείτε μέσα στο κείμενο του CV σας, με μετρήσιμα αποτελέσματα κι επιτεύγματα!

Συστατικές επιστολές

Οι περισσότεροι εργοδότες δεν ζητούν συστατικές επιστολές στη φάση των αιτήσεων. Εκτός κι αν η αγγελία εργασίας αναφέρει ρητά την επισύναψη συστατικής επιστολής, μπορείτε απλά να γράψετε «Συστατικές επιστολές διαθέσιμες» και να τις προσκομίσετε μόνο εφόσον σας ζητηθούν. Συνήθως δύο συστατικές επιστολές είναι αρκετές, οπότε φροντίστε να ζητάτε πάντα μια συστατική επιστολή, όταν φεύγετε από κάποιον εργοδότη.

Η σειρά των παραπάνω ενοτήτων στο βιογραφικό σας, όπως και η έμφαση που θα δώσετε στην κάθε μία, εξαρτάται τόσο από την εμπειρία και τα προσόντα σας, όσο και από την θέση εργασίας που σας ενδιαφέρει. Εάν στέλνετε το βιογραφικό σας σε διαφορετικούς τομείς εργασίας, θα πρέπει να είναι κάθε φορά έτσι προσαρμοσμένο, δηλ. να τονίζει τις ανάλογες δεξιότητες κι εμπειρία σας, ώστε να ταιριάζει στον εκάστοτε τομέα εργασίας.

Κάτι επίσης που θα σας κάνει να ξεχωρίσετε, είναι να προσθέσετε το προσωπικό σας προφίλ στην αρχή του βιογραφικού. Είναι μια σύντομη περίληψη του εαυτού και της πορείας σας, όχι μεγαλύτερη από 3-4 γραμμές. Το προσωπικό προφίλ θα πρέπει να είναι καλογραμμένο και να ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε κλισέ εκφράσεις, όπως «Έχω άριστες επικοινωνιακές ικανότητες και ομαδικό πνεύμα…». Τέλος, για να έχετε μια ολοκληρωμένη κι επαγγελματική παρουσία και να αυξήσετε τις πιθανότητές σας, θα πρέπει να επισυνάπτετε με το βιογραφικό σας και μια συνοδευτική επιστολή.

Πως είναι ένα καλό βιογραφικό

Σε έρευνα, όπου εργοδότες ρωτήθηκαν «Για ποιο λόγο θα απορρίπτατε άμεσα έναν υποψήφιο με βάση το βιογραφικό του;», οι απαντήσεις που έδωσαν, ήταν οι εξής:

• Ορθογραφικά και τυπογραφικά λάθη 61%
• Αντιγραφή μεγάλου τμήματος κειμένου από τη δημοσιευμένη αγγελία 41%
• Ακατάλληλη (μη ευπρεπή) ηλεκτρονική διεύθυνση 35%
• Απουσία δεξιοτήτων 30%
• Μακροσκελή βιογραφικά (πάνω από 2 σελίδες) 22%
• Εκτύπωση σε χαρτί με σχέδια και χρώματα 20%
• Μεγαλύτερη αναφορά σε καθήκοντα παρά σε επιτεύγματα (από προηγούμενες θέσεις εργασίας) 16%
• Ύπαρξη φωτογραφίας 13%
• «Πηγμένο», φορτωμένο κείμενο με ελάχιστα περιθώρια και διαστήματα 13%

Κοινώς, δεν υπάρχει μόνο ένας και μοναδικός «σωστός» τρόπος για να συντάξετε και να δομήσετε το βιογραφικό σας, ωστόσο ισχύουν οι παρακάτω γενικοί κανόνες:

• Το βιογραφικό σας πρέπει να είναι στοχευμένο στη συγκεκριμένη θέση ή τομέα εργασίας που απευθύνεστε και να τονίζει τις σχετικές δεξιότητές σας.
• Η παρουσίασή του πρέπει να είναι ξεκάθαρη και προσεγμένη, δηλ. με λογική δομή, ευανάγνωστο κι ευνόητο κείμενο, και όχι «παραφορτωμένο».
• Να είναι ενημερωτικό, αλλά ταυτόχρονα συνοπτικό (όχι φλύαρο).
• Να είναι ακριβές ως προς το περιεχόμενο του και να έχει σωστή ορθογραφία, γραμματική και σύνταξη. Για παράδειγμα, εαν αναφέρετε ότι «προσέχετε τις λεπτομέρειες», τότε καλά θα κάνετε να φροντίσετε ώστε να μην έχει κανένα ορθογραφικό ή/και γραμματικό λάθος!

Τώρα, εαν έχετε ένα βιογραφικό γραμμένο ανάποδα, σε ροζ χαρτί με πράσινες βούλες και όμως σας φέρνει συνεντεύξεις, τότε μπράβο: έχετε ένα εξαιρετικό βιογραφικό! Με άλλα λόγια, αυτό που θέλουμε να πούμε είναι, ότι εάν το CV σας είναι αποτελεσματικό, τότε μην το αλλάξετε! Αν όμως δεν είναι, τότε συνεχίστε να το αλλάζετε μέχρι να γίνει.

10 λάθη που κάνουν οι υποψήφιοι στο βιογραφικό τους

Σχετική έρευνα έδειξε ότι τα συχνότερα λάθη στα βιογραφικά είναι τα παρακάτω:

• 56% Γραμματικά και ορθογραφικά λάθη
• 21% Δεν ήταν στοχευμένο στη θέση εργασίας στην οποία είχε σταλεί
• 16% Λάθος έκταση (πολύ μικρό ή πολύ μεγάλο) και φτωχή προϋπηρεσία
• 11% Φτωχή παρουσίαση και χωρίς στοίχιση (bullet points)
• 9% Απουσία επιτευγμάτων
• 8% Προβλήματα με τα στοιχεία επικοινωνίας και το email
• 5% Ασαφής επαγγελματικός στόχος και προσωπικό προφίλ
• 2% Ψευδείς ή/και παραπλανητικές πληροφορίες
• 3% Άλλα (π.χ. πολύ λεπτομερές με εξαντλητική αναφορά των πάντων, πολλά προσωπικά χόμπυ, χρήση συντομογραφιών)
• 1% Ύπαρξη Φωτογραφίας