Ο Σχεδιασμός στην Επιχειρηματικότητα σήμερα πιο αναγκαίος από ποτέ

Με τον πληθωρισμό να είναι μία στυγνή πραγματικότητα και με την ανάγκη των αναπροσαρμογών στη ζωή μας, ο Σχεδιασμός για τις επιχειρήσεις είναι πιο αναγκαίος τώρα από οποιαδήποτε άλλη χρονική στιγμή στην ιστορία. Είναι σχεδόν αξίωμα ότι όταν σχεδιάζουμε κάτι, θα το κάνουμε καλύτερα, πιο αποδοτικά και σίγουρα με λιγότερο κόπο και αγχος. Οι πιο φανατικοί θα μας πούν ότι ένα έργο ξεκινάει από την στιγμή που μπήκε σαν ιδέα στο μυαλό μας.

“Βάσει της θεωρίας του William Deming ο προγραμματισμός των ενεργειών ενός οργανισμού είναι μια αέναη κυκλική διαδικασία, η οποία μαθαίνει από τον παρελθόν της, επανασχεδιάζει το μέλλον της με αποτέλεσμα η υλοποίηση να βαίνει συνεχώς βελτιούμενη. Η έννοια του προϋπολογισμού ενός οργανισμού, είναι σύνθετη και ως εκ τούτου είναι πολλά πράγματα μαζί. Είναι η διαδικασία, η εφαρμογή, η οργάνωση, η πληροφόρηση, η γνώση, η αποτίμηση, η αξιολόγηση δομών και πρακτικών, οι ευαισθησίες των αριθμών, ο τρόπος σκέψης, και η τεκμηρίωση της απόφασης. Ο προϋπολογισμός δεν είναι μόνο η πρόβλεψη των αριθμών, αλλά κάτω από συνθήκες και η δημιουργία τους. Ναι ακριβώς.

“Μην αρκεστείς λοιπόν μόνο στην πρόβλεψη του μέλλοντος, αλλά προχώρησε και στην δημιουργία του, κάνοντας τις απαραίτητες αλλαγές και ρυθμίσεις”

Οι καιροί είναι παράξενοι, και οι προϋπολογισμοί θα είναι δύσκολοι. Όλοι έχουμε καταλάβει ότι μια καταιγίδα έχει αρχίσει, μια καταιγίδα που τα έχει όλα. Ανατίμηση τιμών πρώτων υλών, αύξηση κόστους υπηρεσιών, αύξηση ενεργειακού κόστους, ερωτηματική επάρκεια καυσίμων, πτώση της κατανάλωσης, και η αρνητική ψυχολογία συνθέτουν την «τέλεια καταιγίδα». Άλλος ένας λόγος να ασχοληθούμε με τον σχεδιασμό του 2023. Με τις συνθήκες και τις προβλέψεις που υπάρχουν σήμερα, οι επιχειρήσεις θα έχουν μια δύσκολη χρονιά το 2023 και θα πρέπει η διαδικασία του σχεδιασμού να είναι τόσο επιτακτική όσο και προσεκτική, περισσότερο από κάθε άλλη φορά.

Το να έχεις μια κακή χρονιά είναι μέρος της πραγματικότητας, το να μην το ξέρεις όμωςείναι έγκλημα. Εάν το ξέρεις και από πριν δε, μπορεί να έχεις την ευκαιρία να αλλάξεις πολιτικές και πρακτικές, τουλάχιστον αυτές που μπορείς να επηρεάσεις, έτσι ώστε να βελτιστοποιήσεις το αποτέλεσμα. Η διαδικασία του προϋπολογισμού, δηλαδή η συλλογή στοιχείων, είναι ίσως και η πιο σημαντική από όλες. Γιατί είναι τότε που «κάνουμε ταμείο» για την τρέχουσα χρονιά και χρησιμοποιούμε την γνώση και την εμπειρία του παρελθόντος για να προγραμματίσουμε το μέλλον μας.

Εμμέσως λοιπόν αξιολογούμε έσοδα και έξοδα, προϊόντα και υπηρεσίες, πολιτικές και πρακτικές, κανάλια διανομής και τρόπους επικοινωνίας. Δηλαδή επανεξετάζουμε όλα αυτά που έγιναν στο παρελθόν για να ήμαστε όσο πιο ρεαλιστικοί, αλλά και παραγωγικοί γίνεται για τις ενέργειες το μέλλοντος. Για αυτό λοιπόν μπαίνουν στο μικροσκόπιο και αξιολογούνται όλες οι συνεργασίες που έχουμε είτε αφορούν πελάτες είτε προμηθευτές. Ο «προγραμματισμός» δεν είναι ούτε τμήμα μιας εταιρείας, ουτε κουτάκι σε κάποιο οργανόγραμμα, ούτε μια άψυχη τυπική διαδικασία. Είναι συνήθεια, είναι τρόπος σκέψης, είναι τρόπος ζωής, είναι κουλτούρα.

Για πολλούς η εκπαίδευση και η μύηση ενός οργανισμού, σε αυτήν την κουλτούρα, είναι ίσως και το μεγαλύτερο από τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής του «ετήσιου προϋπολογισμού». Με την ολοκλήρωση ενός προϋπολογισμού, επι της ουσίας, έχουμε το οδικό χάρτη για την επόμενη χρονιά, έχουμε την λίστα με τις δράσεις και τους υπεύθυνους για αυτές. “Ποιος κάνει τί και μέχρι πότε” λέω εγώ, και χωρίς αυτό, πολλά πράγματα μένουν στην θεωρία ή στα χαρτιά και δεν γίνονται ποτέ.

Μία από τις παθογένειες της μεσαίας επιχειρηματικότητας είναι ότι παίρνουμε αποφάσεις βάση του ενστίκτου που έχουμε για την δουλειά μας, και βάση μιας ιδεατής εικόνας που έχουμε για την «δική μας» τη δουλειά, για το «δικό μας» το παιδί. Με την ολοκλήρωση ενός σωστού προϋπολογισμού, δεν θα έχουμε εκπλήξεις, Θα ξέρουμε τις ευαισθησίες μας, τα καλύτερα και τα χειρότερα σενάρια και τουλάχιστον θα έχουμε τον χρόνο να αντιμετωπίσουμε τις αρνητικές επιπτώσεις και να εκμεταλλευθούμε τις θετικές. Να προτείνω λοιπόν σε όλους, παλιούς, νέους επιχειρηματίες και στελέχη επιχειρήσεων να υιοθετήσουν την παραπάνω λογική και να ακολουθήσουν την παραπάνω διαδικασία. Θα φανούν τα προφανή πλεονεκτήματα της πληροφόρησης και της διαδικασίας αμέσως καθώς και το αποτέλεσμα στην κουλτούρα του οργανισμού σας λίγο αργότερα, … όταν όλα πλέον θα έχουν γίνει συνήθεια και τρόπος ζωής.